Van Bastelaere bvba is specialist in land- en tuinbouwmachines in Lokeren.
Bij het onderbrengen van haar tuinbouwafdeling in een nieuwe vennootschap (AVB Tuintechniek bvba), met nieuwe locatie, bleek de opslagplaats voor wisselstukken zeer beperkt. Tegelijk besliste Van Bastelaere om over te schakelen naar het beheerpakket CarfacM. Een ideaal moment dus om op zoek te gaan naar een geautomatiseerde magazijnoplossing. Het werd een Hänel Rotomat® Lagerlift geleverd door DDD Technics en georganiseerd door Jan De Graeve bvba.
“We dachten eerst aan een tweedehandssysteem”, vertelt zaakvoerder Tim Van Bastelaere, “maar daar bleken uiteindelijk nog heel wat aanpassingen aan nodig. Daarom hebben we voor een nieuw systeem geopteerd. Voor de organisatie van het magazijn kwamen we bij Jan terecht, die goede recensies kreeg van een aantal van mijn collega’s. Hij kon goed omschrijven wat voor ons de beste manier was om het magazijn efficiënt te vullen. Dat gaf ons een gans andere kijk op magazijnbeheer: na het zoveel jaren altijd op dezelfde manier te hebben gedaan, zit je toch wel een beetje vastgeroest in een systeem en was een frisse blik welkom. Dat Jan onze nieuwe software door en door kende en een goed contact had met de leverancier, was mooi meegenomen. Het plaatje klopte helemaal.”
De samenwerking startte met een grondige inventarisatie van alle onderdelen. “Daarna liet Jan er zijn eff-fill software op los om alle stukken de beste plek in het magazijn te geven. Onze vraag was wel om ze zo veel mogelijk per merk te sorteren. Nadat dit voorbereidend werk gebeurd was, nam de uiteindelijke verhuis nog maar twee dagen in beslag. Het is helemaal verlopen zoals we het hadden gehoopt.”
De Limburgse firma Clijsters bvba is gespecialiseerd in containerbouw en vrachtwagenopbouw. Ze optimaliseerde haar magazijn met de hulp van Jan De Graeve, die ze leerden kennen via de leverancier van hun beheerpakket (Carfac).
Frank Clijsters: “Jan analyseerde ons oude magazijn en gaf ons advies over welke stukken waar zouden moeten komen te liggen (steeds in overleg met de klant) voor een logische en gebruiksvriendelijke indeling van de rekken. Hij voerde de locaties en de aan- en verkoopprijzen ook toe in ons softwarepakket, dat hij zeer goed kende.
Wat mij opviel bij Jan was zijn goede kennis van het materiaal dat wij gebruiken en zijn snelle inzicht in onze werkprocessen. Daardoor is hij erin geslaagd om ons magazijn overzichtelijk te organiseren. Jan heeft een goede feeling voor magazijnbeheer en slaagt erin om zijn advies inzichtelijk over te brengen. Ik heb hem nadien teruggevraagd om ons magazijn te inventariseren en zou zijn services zeker aanraden aan andere firma’s.”
Het landbouwmechanisatiebedrijf Bart Verwilst-Raedt stapte in november 2016 over van een klassiek naar een modulair magazijn van Modula.
Kevin Verwilst: “We hebben daarbij de hulp van Jan ingeroepen om het magazijn zo efficiënt en overzichtelijk mogelijk te vullen. Eerst deden we een inventarisatie en bekeken we welke onderdelen in welke bakjes pasten. Op basis daarvan organiseerde de eff-fill software alle onderdelen op een efficiënte manier zodat er geen ruimte verloren ging. Met eff-fill lijsten in de aanslag verliep onze verhuis een pak sneller dan we er normaal over gedaan zouden hebben. Alle data werden ook onmiddellijk in ons beheerpakket Carfac verwerkt, zodat we bijvoorbeeld al meteen de juiste etiketten konden printen en de coördinaten konden genereren voor het aansturen van de laserpointer in het Modula-systeem.”
Quintyn bvba in Wingene verkoopt en onderhoudt landbouw-, tuinbouw- en parkmachines. Het bedrijf is onder meer verdeler van Fendt-tractoren. Naast de 2 zaakvoerders telt de firma nog 6 medewerkers.
Zaakvoerder Pascal Quintyn: “Ik ken Jan al van bij een vorige werkgever. Toen hij zelfstandig werd, heb ik contact met hem opgenomen. Hij was de juiste man om ons magazijn op orde te brengen. Zelf kunnen we er nooit aan doorwerken en een jobstudent heeft ook voortdurend begeleiding nodig. Jan trekt zijn plan, maar werkt wel altijd in overleg met ons. Hij kent de landbouwmechanisatiesector en beheerst de Carfac-software tot in de details doordat hij het pakket zelf al jarenlang gebruikt.
Jan integreerde extra informatie over de verschillende Fendt-modellen in Carfac. Nu hebben we in één oogopslag zicht op alle technische gegevens van die modellen en op de meest gebruikte artikels. We beschikken ook over onderhoudsfiches en dat vergemakkelijkt de opvolging en facturatie van onderhoud.
Daarnaast schakelden we Jan in om gedurende een bepaalde tijd 2 dagen in de week ons magazijn te optimaliseren en alle artikels op locatie te ordenen in onze Kardex-kast. We zagen het echt dag na dag beter worden. Doordat alles nu perfect ingegeven is in het systeem, hebben we geen overbodige stock meer liggen. Door de stock goed te beheren, plaatsen we nu meer stockbestellingen in plaats van spoedbestellingen. En dat levert ons op termijn mooie kortingen op.
Terwijl hij het magazijn ordende, leidde Jan ook onze nieuwe magazijnier op. Zo’n opleiding ter plekke is zoveel waardevoller dan een cursus: onze magazijnier leerde vooral een goede manier aan om het magazijn bij te houden en dat loont zeker en vast op lange termijn.”
Marchandise SA uit Engis verkoopt, verhuurt en onderhoudt landbouwmachines en werktuigen. Het bedrijf bestaat al sinds 1958 en kende de afgelopen jaren een sterke groei. Het heeft 28 medewerkers in dienst en verhuisde vorig jaar naar een gloednieuwe locatie.
“Het was in de aanloop naar die verhuis dat we bij Jan terechtkwamen”, vertelt Michaël Marchandise. “Meer bepaald voor de verhuis van onze stock, die in de oude locatie op rekken lag maar in het nieuwe magazijn in twee Kardex-kasten terecht zou komen. Jan had duidelijk ervaring met dergelijke opdrachten.
Na een eerste kennismaking adviseerde hij ons hoe we de verhuis in verschillende stappen konden aanpakken. We bezorgden hem onze stocklijst, die hij aanvulde met extra informatie om elk artikel achteraf goed te kunnen lokaliseren. Via zijn softwareprogramma eff-fill wees hij vervolgens aan elk onderdeel een logische plaats in de Kardex-kasten toe, zodat we de beschikbare ruimte optimaal konden benutten. Alle informatie werd in ons beheerpakket ingeladen en Jan zorgde voor handige verhuisetiketten en een picking list op basis van de nieuwe locaties.”
Ook bij de verhuis zelf was Jan aanwezig om eventuele problemen meteen op te lossen. “Maar hij deed veel meer dan dat!”, zegt Michaël Marchandise. “Zo creëerde hij onderverdelingen in de Kardex-laden en sprong hij bij waar hij kon. De verhuis is echt heel vlot verlopen en we zijn zeer tevreden dat we Jan erbij gehaald hebben. We hebben zijn naam ondertussen ook al doorgegeven aan andere bedrijven.”
De land- en tuinbouwgarage Peter Thienpondt wilde wegens plaatsgebrek een deel van zijn magazijn verhuizen naar een Kardex-systeem.
Peter Thienpondt: “Jan heeft daar ervaring mee en hij komt bovendien uit de branche van de landbouwmechanisatie. Voor de verhuis heeft Jan onze volledige stock geïnventariseerd om daarna in het nieuwe systeem zo weinig mogelijk ruimte te verliezen. In dat opzet zijn we geslaagd. Achteraf is wel gebleken dat door te mikken op ruimtebesparing de indeling van het magazijn niet helemaal afgestemd was op onze manier van werken. Wij zoeken namelijk niet elk stuk dat we nodig hebben op in de computer, maar picken ook vaak onderdelen op het zicht. Dat is het enige wat we achteraf gezien anders hadden gedaan: groepen creëren in onze database zodat we ook in ons magazijn meer in groepen kunnen sorteren. Dat is misschien minder efficiënt qua invulling van de ruimte, maar wel makkelijker voor onze manier van werken. Conclusie: wat de schikking betreft had meer rekening gehouden moeten worden met onze werkwijze. Ik heb Jan hierover aangesproken zodat hij het kan toepassen bij nieuwe projecten mocht dat nodig zijn. De inventarisatie en de verhuis zelf zijn vlot verlopen.”
Joma Parts is onderdelenleverancier voor de klassieke luchtgekoelde Porsches, zijnde de generatie van 1950 tot 1998. Dankzij zijn zeer uitgebreide kennis van de Porsches 911/912 en 356 wordt Joma Parts zowel in Europa als wereldwijd beschouwd als dé onderdelenspecialist voor deze wagens.
“Ons magazijn staat uiteraard centraal in de bediening van onze klanten”, zegt Robert de Groot. “Naarmate ons bedrijf groeide, drong een meer gestructureerde organisatie van ons magazijn zich op. Maar als we die reorganisatie volledig zelf hadden moeten doen – tussen al het andere werk door – dan waren we over drie jaar nog bezig geweest, met veel frustratie tot gevolg. Daarom deden we een beroep op Jan. Op drie weken tijd richtte hij het eerste deel van ons magazijn zo in dat elk vak slechts één onderdeel bevat. Hij zorgde er ook voor dat die magazijnindeling perfect overgenomen werd in ons Carfac-softwarepakket. Daardoor zijn onze werkfiches nu veel duidelijker geworden.”
En dat leverde volgens Robert al meteen tastbaar resultaat op: “Vroeger was het vaak een race tegen de klok om de juiste onderdelen tijdig klaar te zetten voor de klant. Nu gaat dat veel vlotter.” Ook nu belt Joma Parts nog geregeld met Jan als er een onduidelijkheid of nieuwigheid is in Carfac. “Doordat Jan Carfac kent als zijn broekzak en bovendien nog steeds met één been in een echt magazijn staat, begrijpt hij heel snel wat ons probleem is en kan hij ons een duidelijk en concreet antwoord geven.”
Cebeko uit Torhout verkoopt en verhuurt sinds 1983 compacte bouwmachines aan professionele klanten. Het bedrijf herstelt en onderhoudt bovendien de hoogwerkers, compactladers en minigravers van zijn cliënteel. In totaal werken er 18 mensen.
“Via onze softwareleverancier Carfac kwamen we bij Jan De Graeve terecht. We wilden ons stockbeheer optimaliseren, onder meer via een betere inzet van de module ‘Artikelbeheer’ van Carfac”, vertelt zaakvoerder Tom Dekoninck. Na een brainstorm over de mogelijkheden werkte Jan voor ons een stappenplan uit. Hij adviseerde ons om te vertrekken vanuit een goede inventaris en begeleidde mijn medewerkers bij de uitvoering ervan. Voorts kregen we tips over hoe we het stockbeheer in de toekomst het best kunnen aanpakken. Jan ontwikkelde ook standaardorders voor het onderhoud van een 100-tal Yanmar-minikraantjes. Via standaardorders per type weten we meteen welk onderhoud de kraan moet krijgen na 50 uren, 250, 500,… De programmatie van die standaardorders vroeg wat extra werk van Jan, maar nu zijn ze heel efficiënt.”
Tom Dekoninck is heel tevreden over de samenwerking met Jan. “We hebben hem zelfs al aanbevolen aan een klant van ons! Hij heeft veel ervaring met magazijnbeheer en workflows, maar is niet te beroerd om altijd bij te leren. Onze samenwerking was dan ook een wisselwerking: wij leerden van hem bij, maar hij ook van ons. Alles verliep open en transparant: ook over de kostprijs was Jan meteen duidelijk. Als het nodig is, kloppen we in de toekomst zeker weer bij Jan aan.”
Het familiebedrijf Delcatransport uit Rekkem, gespecialiseerd in containertracties, verzorgt trimodaal transport met een vloot van circa 100 trucks en 200 trailors. Bij de installatie van hun nieuwe onderhoudsgarage koos het bedrijf voor de beheersoftware van Carfac.
“Het was via Carfac dat we in contact kwamen met Jan”, zegt CFO Ann De Vos. “Al meteen bij het eerste contact voelde ik aan dat Jan begreep waar we naartoe wilden. Hij kent de software goed én hij weet hoe een onderhoudsgarage draait. Jan richtte ons magazijn in. Hij labelde de onderdelen en zette ze op de juiste plaats. En nog belangrijker: hij gaf ons een systeem mee – een manier van werken, zeg maar – waar we nu op verder bouwen. De positieve samenwerking met Jan was voor ons bedrijf dan ook een goede en verantwoorde investering.”
Over die samenwerking is Ann De Vos heel tevreden: “De offerte was duidelijk, de opvolging prima en correct. Jan streeft naar perfectie. Ook nu nog doen we een beroep op hem voor praktische vragen en af en toe komt hij een kijkje nemen om te zien of alles goed blijft draaien.”
“We liepen Jan twee jaar geleden tegen het lijf op het Landbouwsalon en toen kwam het dilemma van veel landbouwmechanisatiebedrijven ter sprake: ‘een extra magazijnier aannemen of niet’. Jan stelde ons voor om eens langs te komen en te bekijken hoe hij kon helpen om orde te scheppen in ons magazijn.
Bij het eerste bezoek hebben we Jan in ons magazijn rondgeleid en duidelijk gemaakt wat onze wensen waren. Hij kwam meteen met een aantal voorstellen om ons artikelbeheer zo goed mogelijk aan te pakken. We hadden een Kardex-kast gekocht en Jan ging meteen aan de slag, steeds in overleg met ons. Ondertussen gaf hij ook tips zodat we op termijn zelf geordend verder kunnen werken.
De samenwerking met Jan verloopt heel goed en betekent nu al een grote vooruitgang voor ons magazijnbeheer. Het werk is nog niet af – zo moet de informatie van enkele merken en leveranciers nog in de computer gestoken worden – maar we zijn wel al heel tevreden.”
“Toen we bij Carfac een nieuwe beheersoftware kochten voor ons bedrijf, waren we overtuigd van de vele mogelijkheden die het programma bood. Maar er rezen meteen ook vragen over hoe we die mogelijkheden nu concreet konden benutten in ons bedrijf. De accountmanager van Carfac stelde ons voor om eens contact op te nemen met Jan.
Je ziet meteen dat Jan veel ervaring heeft met magazijn- en wagenbeheer. Hij gaf ons uitleg over de software en bood erg handige tips aan. En als hij het antwoord op onze vragen niet meteen kende, ging hij ernaar op zoek, in nauwe samenwerking met de productontwikkelaars van Carfac.
Het is leuk samenwerken met Jan. Wat ik vooral apprecieer, is dat hij zijn oplossingen niet zomaar opdringt. Hij luistert echt naar wat we nodig hebben en stelt dan de verschillende opties voor. In het begin was onze samenwerking vrij intensief. Nu onze mensen ingewerkt zijn, kunnen ze alleen verder. Maar als er een probleem opduikt, kunnen ze altijd bij Jan terecht. En als Carfac nieuwigheden invoert, zullen we zeker opnieuw een beroep doen op Jan.”